Black Friday atrage mereu un volum mare de comenzi, dar aduce și provocări pentru orice afacere care vinde produse. Gestionarea stocurilor devine rapid o prioritate: dacă nu reușești să ai suficiente produse pe stoc, clienții merg la concurență, iar dacă depozitezi prea multă marfă, blochezi resurse și crești riscul de pierderi după campanie. Un instrument digital dedicat organizării inventarului te ajută să controlezi aceste situații, să reacționezi rapid la schimbările de cerere și să minimizezi pierderile în perioadele cu multe comenzi.

Cum sincronizezi rapid inventarul înainte de Black Friday? Cu un program eficient pentru gestiunea stocurilor de la Smartbill. Iată cum îl folosești!

1. Ajustează setările programului pentru nevoile Black Friday

Primul pas constă în configurarea contului SmartBill pentru perioada de Black Friday. După logare, accesezi secțiunea pentru gestiunea stocurilor. Actualizează rapid cotele de TVA la produsele care intră în promoția de sezon și asigură-te că ai introdus sau adaptat secțiunile pentru gestiunile necesare (de exemplu, dacă ai atât magazin fizic, cât și online).

O structură separată pe gestiuni te ajută să urmărești ușor stocurile pe fiecare canal de vânzare. De exemplu, setează stocuri minime pentru fiecare produs și activează notificările automate. Dacă un produs scade sub nivelul stabilit, primești o alertă și poți comanda din timp marfa suplimentară, evitând golurile pe rafturi sau întârzieri în livrare.

2. Monitorizează inventarul în timp real și administrează rapoartele smart

În perioada premergătoare Black Friday, dar și în timpul reducerilor, rămâi atent la datele despre stocuri. O imagine clară te ajută să decizi rapid ce să reaprovizionezi și ce produse se vând mai greu. Interfața programului eficient pentru gestiunea stocurilor de la Smartbill permite introducerea rapidă a intrărilor și ieșirilor de produse, inclusiv cu ajutorul funcției e-Facturi – această funcție generează nota de recepție automat și elimină riscul erorilor manuale.

Folosește rapoartele din program pentru a vedea rapid:

• Ce produse riscă să fie epuizate
• Care articole înregistrează cele mai mari vânzări
• Ce produse au rămas blocate pe stoc prea mult timp

De exemplu, dacă observi că stocul de televizoare scade foarte repede, lansezi comenzi suplimentare înainte să apară probleme. Totodată, analizezi rapid vechimea produselor din depozit pentru a evita să rămâi cu marfă nevândută.

3. Integrează magazinul online și automatizează procesele de vânzare

Dacă administrezi un magazin online, modulele de integrare SmartBill cu platforme precum eMAG sau WooCommerce te ajută să sincronizezi stocurile instantaneu. Orice comandă primită online actualizează automat inventarul și poate declanșa generarea facturii și documentelor de livrare.

Automatizarea acestui proces scade volumul de muncă manuală și te ajută să eviți vânzarea de produse deja epuizate. În perioada Black Friday, când fluxul de comenzi crește, această funcție îți câștigă timp și reduce riscul de greșeli. De exemplu, dacă primești 100 de comenzi în câteva minute, fiecare scădere din stocul online se înregistrează instant, prevenind suprapunerea comenzilor pentru aceleași produse.

4. Respectă cerințele fiscale și raportează rapid

Black Friday vine cu multe tranzacții și documente, inclusiv obligația de a respecta legislația fiscală. În SmartBill poți genera rapid declarația SAF-T pentru stocuri – acest document este obligatoriu pentru unele companii și se transmite automat către ANAF. Aplicația transmite date corecte și complete către programul de contabilitate, evitând erorile de raportare.

Monitorizează în timp real toate încasările și plățile. Poți genera rapoarte despre profit pentru fiecare produs și specifica drepturi de acces pentru membrii echipei, ca să asiguri confidențialitatea datelor. De exemplu, într-o companie cu mai mulți vânzători, doar administratorii au acces la setările de bază, iar fiecare vânzător vede doar informațiile relevante pentru activitatea lui.

5. Pregătește-te pentru producție internă și situații speciale

Dacă produci bunuri intern sau adaugi valoare produselor înainte de vânzare, folosește modulul de producție pentru a ține evidența rețetelor și materialelor folosite. Astfel, știi mereu câte materii prime ai consumat și câte produse finite ai disponibil înainte de reduceri.

De asemenea, procesează cu ușurință retururile sau ajustările de stoc direct în sistem. De exemplu, dacă primești marfă înapoi de la clienți ori transferi produse între magazine, modificările apar instant în inventar, iar documentele se actualizează automat. Această abordare previne diferendele dintre stocul scriptic și cel real.

6. Folosește funcționalitățile suplimentare pentru mobilitate și control

SmartBill oferă o interfață accesibilă de pe orice dispozitiv. Consultă informațiile de stoc direct de pe telefon sau tabletă, oriunde te-ai afla. Sistemul permite adaptarea modulului de lucru la specificul fiecărei afaceri: alegi doar funcțiile relevante pentru ceea ce vinzi.

7. Sfaturi și recomandări utile pentru pregătirea Black Friday

Pentru a trece cu bine peste perioada promoțiilor, urmează acești pași:

1. Actualizează produsele, cotele de TVA și gestiunile înainte de valul de comenzi.
2. Stabilește niveluri minime de stoc și activează notificările automate.
3. Verifică rapoartele de vânzări și curăță din timp stocurile lent vândute.
4. Asigură-te că toate integrările online funcționează și testează actualizarea automată a inventarului.
5. Pregătește echipa și acordă drepturi clare pentru accesul la platformă.
6. Monitorizează zilnic stocul și reacționează rapid la schimbări – adaptarea continuă reduce pierderile și optimizează rezultatele.

Consultă totdeauna un specialist financiar sau contabil înainte de a lua decizii importante privind optimizarea stocurilor sau fiscalitatea. Explorează modul de lucru cu programul eficient pentru gestiunea stocurilor de la Smartbill pentru a descoperi instrumentele care ți se potrivesc. Acest tip de organizare te ajută să fii pregătit pentru orice perioadă de vânzări intense, nu doar pentru Black Friday. Ajustează procesele pe măsură ce afacerea ta evoluează și vei menține controlul asupra inventarului, reducând stresul și riscurile inutile.